مساء السعادة،
وصلني هذا الاقتراح عبر تويتر من الأستاذة حنان خشان شَكَر الله لها:
لننقل سؤالها نصيًا هنا ونجيب عليه بعون الحيّ الذي لا يموت:
حنان: تدوينة عن ادارة عدة مشاريع بالتزامن
يونس: أهلا حنان أعطني أمثلة واقعية عن هذه المشاريع وأبشري
حنان: شكرا يا صديقي
اقود شركة صغيرة متخصصة بالتسويق الرقمي ولدينا عدد من العملاء، فريق العمل ٥بالاضافة لمشروع شخصي للتدريب 😅
اتمنى قدرت اشرح الفكرة
الغاية النهائية لأي عمل تجاريّ: أن تفطمه عن حضورك أنت
مرّة سمعت رياديًا لا يحضرني اسمه الآن قال: أنه بنهاية المطاف أنت ترغب بأن يسير عملك التجاري وأنت لست فيه. لأنه إن لم يكن عملك التجاري يسير إلا بوجودك فهذا ليس عملًا تجاريًا مكتمل الأركان.
وهذا صحيح تمامًا إن كان عملك التجاري لا يسير جيدًا إلا في حضورك.
ومفهوم للغاية أن يكون عملك التجاري في سنواته الأولى كذلك فهذا منطقي فالأعمال التجارية مثل الأطفال إلا أنها لا تتطلب 18 سنة كي تستقل بنفسها بل أقلّ وممكن من 5 إلى 10 سنوات.
في غضون ذلك عليك أن تركّز جزءًا من جهودك على أن تجعل العمل التجاري يُفطم عنك وعن حضورك المستمر.
وفي هذا المقال سأخبرك كيف تفعل ذلك. في خمس نقاط:
وظِّف مساعدًا افتراضيًا ولو بدوام جزئي
من خبرتي الشخصية والحديث مع أصحاب أعمال آخرين. أفضل من يتولى مثل هذا المنصب هم النساء. فحاولي توظيف مساعدة افتراضية والمساعدة مهامها تكون ما يلي (يمكنك إضافة مهام أخرى حسب احتياجك):
- ترتيب المواعيد. حيث تتواصل مع الأشخاص المعنيين (عملاء، طلبة، موظفين…) وتحدد معهم موعدًا يناسبك يمكنك أن تخبريها ما يناسبك من الأوقات بدقة من كل يوم إضافة لقدرتك الاستيعابية (مثلا لا أكثر من 3 لقاءات يوميًا مع يوم الجمعة غير متاح واُنقلي أي موعد آخر لليوم المتاح التالي)
- التواصل مع الآخرين والردّ على الرسائل وإجابة الأسئلة الشائعة ويمكن حتى إدارة جزئية لبريدك الإلكتروني (Gmail يتيح لك إضافة شخص يدير بريدك معك)
وظّف من يدير الشؤون المالية وإن بدوام جزئي
إن إعداد الفواتير، وطلب المال، وكتابة الرسائل التذكيرية للعملاء بدفع الفواتير والدفع للموظفين والمستقلين وما شابه كلها عمليات تستنزف الوقت.
ليس بالضرورة أن توظّف محاسبًا بل أي شخص له ولع بالتنظيم والترتيب وحسّ سليم ودراية بالشؤون المالية وطرق الدفع وبواباتها مثل باي بال وغيرها وإعداد الفواتير. ولو وجدت محاسبًا توظفه بالقطعة أو بدوام جزئي فذلك أفضل وأفضل.
هذا سيحرّر جزءًا كبيرًا من وقتك. ويتيح لك تخصيصه لما هو أهم: جذب عملاء أكثر وزيادة رصيدك المالي جرّاء ذلك.
حوّل أحد موظفيك إلى مدير مشاريع
مع ازدياد عدد المشاريع التي تتولاها يغدو أعسرَ فأعسر إدارتها. لذا استثمر وقتك في ما يلي:
- توثيق كل مراحل توليك للمشاريع من لقاء العميل وحتى تسليم المشروع: نصًا وفيديو. يمكنك ذلك بسهولة باستخدام مستندات غوغل للتوثيق النصيّ وتسجيل فيديوهات ببرنامج زوم
- مرافقة موظف/مستقل لديك في تولي مشروع من الألف للياء تحت إشرافك
- تكرار ذلك عدة مرات. حيث يفهم الموظف/المستقل ما المطلوب تحديدًا من كل مرحلة من مراحل المشروع
- متابعة المستقل/الموظف وإنفاق وقت كافٍ معه ليتعلّم
- إيكال إدارة المشاريع له وتكريس وقتك أنت في السعي لحصد عدد أكبر من المشاريع لعملك التجاري
- في حال احتجت مدير مشاريع آخر اُطلب ممن درّبته أن يدرب الآخر وفقط اكتف بالإشراف على الموضوع
إن لم توثّق العمليات التشغيلية لسير عمل تجارتك فأنت تضيّع وقتك
يغفل الكثير من العرب -بنظري- عن هذا وهو أكبر مستنزفات الوقت على الإطلاق. مع أن حلّها بسيط.
- اغرس بذرة مكتبة رقمية: افتح مجلدًا في درايف أو أي خدمة سحابية تعجبك
- أي مهمة تتكرر: مثل إرسال تقرير، فاتورة، إعداد عرض تقديمي لعميل، إعداد ملف أسعار إلخ سجّل لها فيديو ببرنامج لوم (Loom) أو زوم (أنا أستخدم زوم)، وارفعها في تلك المكتبة
- كرر ذلك كل يوم
- ثم رتّب المكتبة إلى أقسام يعني مجلد داخل مجلد مثلما يتيح درايف ذلك كل مجموعة من الفيديوهات تحت مجلد خاص بها؛ وبعد تجاوزك 3 فيديوهات شاركها مع فريق عملك
- مستقبلًا اُطلب من موظفيك/المستقلين أن يوثّقوا ما يقومون به من مهام كذلك لتدريب الموظفين/المستقلين المستقبليين
تجربة صاحب موقع ستارتر ستوري
يقول بات والز (Pat Walls) في مقاله الرائع كيف أعثر على المستقلين وأوظفهم (حتى مع ميزانية محدودة جدًا):
بدل إنفاق 20 د في كتابة رسالة إلكترونية أشرح فيها لأحدهم كيف أنجز مهمة معقدة. أسجّل شاشة حاسوبي -أو هاتفي- وأنا أنجزها في دقيقتين وأرسلها للشخص للمعني.
حتى الآن -يقول بات- سجّلت 123 فيديو للمستقلين الذين أتعامل معهم منذ بداية عملي التجاري
تعليقي: ستوفّر مئات الساعات بهذه الطريقة. صدقني إذ أن أي سؤال: ماذا أكتب في التقرير؟ كيف أكتب الثريد (سلسلة التغريدات)؟ كيف أرد على عميل سأل سؤالًا متكررًا؟ كله سيكون هناك وفي 10 د سيفهم الموظف/المستقل ما عليه فعله بالضبط لإنجاز المهمة المنوطة به دون أن يأخذ ذلك من وقتك ثانية جديدة.
تجربة يونس بن عمارة
⌚ لو قلنا أني سجّلت 150 حصة (وأنا سجلت أكثر بحمد الله) وكلُّ تسجيل وفّر عليّ لاحقًا 10 ساعات فهذا يعني أني وفّرت -وسأوفر باستمرار- 1500 ساعة أي 62.5 يومًا أي أكثر من شهرين!
خمسُ دروسٍ استفدتها بعد إجراء +150 لقاء مسجّل عبر الزوم مع الناس
أَتْمِتْ كل شيء تستطيع أتمتته، وفوّض كل مهمة يستطيع غيرك إنجازها
من الأمور المزعجة في وكالات التسويق -إن اتخذناها مثالًا على الأعمال التجارية- إرسال تقارير دورية للعملاء بشأن أداء حساباتهم وما الجديد بها؟ في هذا السياق، تتيح لك أداة هوت سوت (Hootsuite) أتمتة التقارير وما يظهر بها بالضبط. بمعنى تتيح لك الأداة:
- اختيار المقاييس التي تود للتقرير أن يضمّها (عدد المتابعين، الرسائل الواردة، عدد الذِكر -المنشن-…)
- صيغة التقرير (بي دي إف وغيره)
- وتيرة الإرسال: كل شهر أو أسبوع أو كل يوم كذا من الشهر
بالمثل وفي ظلّ وجود منصات كثيرة للأتمتة مثل زابير (Zapier) وأنتغرَيتلي (Integrately) وغيرهما أتمت كل ما تطال يدك أن تؤتمته.
كل عمل تجاري فيه الكثير من المهام التي يمكن أتمتتها.
في الحقيقة أدعوك حتى أن توثّق كيف تؤتمت نصيًا وفيديو وجعل غيرك يؤتمت لصالحك!
في حال طبّقت هذه النصائح ستستطيع إدارة عشرة مشاريع وأكثر بالتزامن. والأجمل؟ سيتحرر وقتك وتستطيع التسويق أكثر لنفسك ولشركتك مما يرفع عدد المشاريع التي تتولاها فتوظّف ناسًا أكثر، وتُحدث نفعًا أعمَّ ويحبك الله تعالى.
💡 في حال رغبت في التوظيف وأتعبك إيجاد من هو مؤهل. اطلب خدمتي في التوظيف. بمُكْنتي إيجاد الموظّف/المستقل المناسب لك (بما في ذلك المساعدين الافتراضيين ومدراء المشاريع): إن احتجتَ لتوظيف كتّابٍ مميزين وملتزمين فهذا هو حلّك الأمثلُ
أعجبك ما أصنعه من محتوى؟ تواصل معي الآن عبر واتساب. اضغط على الزرّ الأخضر
يونس يسأل: كيف تدير مشاريعك بالتزامن؟
حقوق الصورة البارزة: Photo by Jo Szczepanska on Unsplash
يونس بن عمارة 
رأي واحد حول “كيف تدير عدّة مشاريع بالتزامن دون أن تحترق وظيفيًا فتَسْعدَ وتُسعِد ويزدهر عملك التجاري؟”